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「仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方 by理央周さん」メールや書類作成にかかる時間を減らしたいあなたへ。

『「なにをやめるか」を決めるだけで、「仕事の速い人」になれます。』

1日は24時間。これは世界中の誰もに、平等に与えられているもの。

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有限である時間を、どれだけ自分のために取り戻せるか?

好きなこと、やりたいことをやれる「自分時間」をどうやって増やしていくか?

取引先や職場での人間関係は、どうやったらうまくいくのか?

そのコツが分かる理央さんの名著、ご紹介しますね。

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はじめに

 

短い時間で圧倒的な成果を生みだす「仕事の速い人」のほうが、長い時間をかけても思うような成果が出ない「仕事の遅い人」よりも多くのことを成し遂げられることになります。

 

初めて仕事の効率化を意識したとき

 

わたしが仕事の効率化・迅速化を猛烈に意識したのは、入社5~6年目、20代後半のことでした。

20人ほどで構成されていた営業支店が大幅な人員改革に合い、男性1人・女性3人で行っていた総務・経理・営業管理業務を、わたし1人で担当しなくてはならなくなったのです。

会社を恨み、支店長や上司に不満を抱えながら、毎晩終電で帰宅する日が続きました。

数週間くらいでしょうか、心が真っ暗だったように記憶しています。

「いつまでこんな日々が続くの?」

「なんでわたしばっかり、こんなに働かなくちゃならないの?」

「もう、会社辞めちゃおうかな」

 

改善は、「自分」の意識を変えるところから

 

でも、気付いたのです。

「守ってくれなかった」と感じていた支店長は、外注に出せる業務はすべて外注化してくれました。

他の上司も、自分で郵便局や銀行へ出向いたり、電話番もしてくれるようになりました。

何より「頑張ってくれて、ありがとな」と、皆さん遅い時間からでもよく呑みに連れていってくださいました♪

「この人たちともっと仕事がしたい。自分の時間も取り戻したい。

 ぶつぶつ文句ばかり言ってちゃ、前に進めない!

 どうやったら仕事を速く処理できるんだろう? 効率的にまわせるんだろう?

 絶対に、絶対に、たくさん改善点があるはず!」

営業管理も経費管理もMicrosoft Accessでデータベース化し、ワンクリックで数種類の書類が作れる簡単なシステムを作りました。

Microsoft Accessを使えるようになるのは大変だったけれど、日々の業務は劇的に時間短縮!

他にもPCスキルを増やし、連絡体制等も改善し、残業ほぼ0時間を取り戻したのです。

 

やりたいことをやる時間を増やすために

 

今、40代になったわたしがこの本を手にしたのは、

「やりたいこと、好きなことをする時間を、もっと増やしたい」から。

人生が豊かになる時間の使い方を、一緒に見付けにいきましょう。

 

第1章・第2章 「時間の使い方」と「段取り」

 

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早く退社する勇気を持つ

 

外資系企業の多くは年俸制のため「できるだけ短い時間で成果をあげ、効率化して生みだした時間をプライベートの充実や勉強など」にあてておられるそう。

『仕事は「時間」ではなく「成果」で評価される』ことが定着しているのですね。

日本国内でも、こうした動きは年々強まってきてますよね。

仕事を効率化して、「定時で帰る勇気」「上司より早く退社する勇気」を持てば、自分時間を増やせます♪

まずは意識改革!

 

スケジュールの見直し

 

アポの入れ方の見直し、優先順位の見直し、すき間時間の見直し、出張手配、期日の前倒し、先読み力やPDCAサイクル、と本章は続きます。

「今日はこれだけの仕事を、この順番で、この時間でやってしまおう。

 途中のすき間時間には、あの作業をしてしまおう」

タスク管理がうまくできるようになり、段取り力が付くと、仕事のはかどり方が変わってきますね。

まずは「やるべきこと」とその「所用時間」を的確に把握できるようになることが大切だと思います。

 

電車の中でSNSを見ない

 

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第1章で一番衝撃を受けたのがここ!

ふだん車生活なのでめったに電車には乗りませんが、すき間時間があれば、スマホでSNSをチェックするクセがついてしまってます。

15分以上の「まとまった時間」は本や新聞を読む

インプットにあてるほうが、より人生が充実しそうですね。よし、早速改善しよう。

 

机もPCも、頭のなかも整理整頓

 

モノ探しをすると「集中力」が切れてしまう

<わたしが実践している整理整頓>

1.モノは決まった場所に置く。

2.必要最低限のモノ以外、机の上・引き出しに置かない・入れない。

3.データは体系的にフォルダ分けし、分かりやすいタイトルを付けて、クラウドに預けておく。(Evernote、DropBOx、GoogleDriveを愛用しています)

 

第3章 メールに時間をかけすぎない

 

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「文章(またはパソコン)が苦手なので、メールを打つのに時間がかかるんですよ」

わたしの周囲にも、こうおっしゃる方が多くおられます。

・メールは「すき間時間で処理」
・メールは「24時間以内」に返信
・受信したことだけでも返信しておく
・電話のほうが早いときは、電話する

理央さんが分かりやすく実例をあげながら、説明してくださってます。

メールに多くの時間を使ってしまっている方、ぜひこの章だけでも読んでいただきたい。

件名の付け方、本文の書き方、相手への気遣いなども、とても勉強になりますよ~。

 

第4章 「会議・打ち合わせ」の生産性を高める

 

会議にかかるコストとリターンを意識する

勝利の女神は用意周到な人に微笑む

相手への思いやりをもった日程調整の仕方、議事録作成法など、社会人だけでなく就活を始める前の学生さんにも是非読んでほしい章です。

 

Noを言わないために

 

The Ritz-Carlton Never say “No”

リッツ・カールトンのこのポリシー、わたしも大好きで日々心がけています。

先読みして対処しておけば「Noを言う回数が減らせる」、理央さんの実践論が心に響きます。

 

第5章 「資料作成」は必要以上に時間をかけない

 

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「文章(またはパソコン)が苦手なので、資料を作るのに時間がかかるんですよ」

メールと同じく、よく耳にするボヤキです。

どんな資料でも「受け手の読みやすさ」を最優先に

アナログとデジタルの配分、周囲の人からのアドバイスなど、速やかに書類を作成するコツが学べる章です。

エクセルの基本操作を身に付けておくこと、図やグラフを入れて「見える化」することなど、上司から指導してもらった日々が懐かしく思い出されます。

あの頃は「また怒られた~!」と落ち込んでたけど、適切に叱ってくれた人ほど、愛情をもって部下を育成してくれてた人なんですよね。ありがとうございます。

 

まとめ

 

ビジネスにおいて、いえ、人間関係において大切なのは「思いやり」と「段取り力」だなぁと改めて感じた一冊でした。

効率化できることはどんどん実践し、自分で作りだした時間で、仕事仲間や家族との時間を増やしたり、趣味や自己投資の充実をはかる。

わたしの日々の「やり方」も、改善点がいくつも見付かりました。

理央さんが書かれているように「すべきことを明確化し、自己責任で時間管理」できるようになる。

「HOWよりもWHYを理解する」ことに努める。

気付きを実践していきます。素晴らしい一冊に感謝!

わたしが「人生とブログの師匠」として崇める立花岳志さんの名古屋セミナーでお隣だった、理央周さん。素敵な出会いにも感謝!
 ▽

 


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投稿者プロフィール

本谷美穂
本谷美穂
尾道・しまなみ海道のブロガー&サイクリスト。
ソーシャルメディアを活用した販促支援、ワードプレスベースのホームページ・ブログ制作、就職・採用支援、ビジネスマナーなど各種セミナー&アドバイスを行っています。

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